Regler för IT-användning - Lärare och elever

1. Regler för användning av dator, internet och e-post

Dessa regler gäller för användning av datorer, lärplattor, nätverk och applikationer i Arboga kommuns skolnätverk. Syftet med reglerna är att säkerställa att IT-användningen sker på ett sätt som stämmer överens med övrig skolverksamhet samt att utrustningen används på ett skolrelaterat sätt och att användandet är lagligt.

1.1 Allmänna utgångspunkter
En grundläggande utgångspunkt är att de datorer, lärplattor, nätverk, IT-system och applikationer som finns tillgängliga genom skolan används i utbildningssyfte.

Privat användning är tillåten, om det sker på ett sätt och i en omfattning som har med skolans utbildningsverksamhet att göra eller om det leder till ökad kunskap och förståelse för datorn/lärplattan som utbildningsverktyg.

Enkelt uttryck kan man säga att du får använda datorn/lärplattan när du vill så länge du har nytta av det i ditt arbete/skolarbete och så länge det är lagligt.

1.2 Internet
Du får tillgång till internet under skoltid för att det ger möjligheter och stöd i undervisning eller i självständiga studier. Avsikten är att denna resurs ska användas för din utbildning eller ditt arbete och att det ska finnas en koppling till skolverksamheten. Det innebär inte att alla webbplatser eller allt material som finns på internet är acceptabelt.

Det är förbjudet att besöka internetsidor med pornografiskt, rasistiskt eller liknande material. Det är också förbjudet att besöka internetsidor som för övrigt innehåller material som kan anses stötande eller inte har någonting med ditt skolarbete att göra.

Exempel på material med olagligt eller olämpligt innehåll är:
• våldskildrande material
• racistiskt material
• extrempolitiskt material
• pornografiskt material
• material som är skyddat av upphovsrätt
• diskriminerande, kränkande, förolämpande eller på annat sätt förnedrande material

Undervisningen kan i enstaka fall kräva viss användning av material med ovanstående innehåll, dock ska eleven i sådana fall alltid informera sin lärare i god tid innan.

Du får aldrig ladda ned, sprida eller lagra upphovsrättskyddat material utan rättighetsinnehavarens tillstånd. Rättighetshavare är i utgångsläget den som har skapat materialet, exempelvis ett stycke musik, en film eller ett konstverk. Fildelning av upphovsrättsskyddat material är alltid förbjudet.

Du får inte manipulera eller sprida den programvara som skolan tillhandahåller. Program som installeras av dig själv, på eget bevåg, utöver grundinstallationen är du skyldig att anskaffa legala licenser till.

Det är förbjudet att sprida virus eller annan skadlig programvara. Det är heller inte tillåtet att försöka utnyttja felkonfigurationer, programfel eller på annat sätt manipulera IT-systemen.

1.3 Skolwebben
Alla elever och lärare får ett eget användarkonto i Arbogas skolwebb. Skolwebben är en gemensam yta för elever, lärare och föräldrar för att främja och förenkla planering, information, dokumentation och samarbete. Skolwebben erbjuder e-post, lagring av dokument och andra datafiler och flera funktioner för att underlätta ditt arbete.

1.3.1 E-post och kommunikation
Åtkomsten till din e-post sker i skolwebben. Det är i skolwebben som all elektronisk kommunikation mellan lärare och elever sker. Du ska alltså inte använda något annat e-postsystem, såsom Gmail, när du kommunicerar med andra elever och lärare.

Du ansvarar själv för att den egna inkorgen, skickat-mappen och skräppost-mappen rensas med jämna mellanrum. Du får inte använda systemet för att sprida virus, massbrev (så kallat ”spam”), kedjebrev eller andra obefogade massutskick.

2 Backup och lagring
De som har ett användarkonto i kommunens nätverk, EDU, har tillgång till nätverksenheter. Backup på dessa tas dagligen.

De som inte har konto i kommunens nätverk är själva ansvariga för lagring av skolarbete, antingen på datorns hårddisk, på lärplattan eller på anvisad plats i skolwebben. Om du vill kan du också lagra viktiga filer på eget USB-minne eller på en egen, extern hårddisk.

3 Kontroll och åtgärder
Det du gör med hjälp av din dator/lärplatta kan kontrolleras på olika sätt, bland annat med hjälp av logg- och historikfiler. Personal på skolan kan när som helst begära att få ta del av innehållet i din dator/lärplatta, oavsett om det finns misstanke om felanvändning eller inte. Skolan har rätt att stänga av ditt användarkonto eller din dator/lärplatta från internet eller till och med beslagta datorn/lärplattan om den har använts på ett sätt som strider mot gällande lagstiftning eller regelverk.

Observera att detta kan innebära konsekvenser för ditt skolarbete. Din målsman informeras alltid om du är omyndig.

Du är personligt ansvarig för det som händer med hjälp av din dator/lärplatta, oavsett om det är du eller någon annan som har använt den.

4 Personuppgiftslagen och offentlighetsprincipen

Inom förskolan och skolan förekommer mycket personuppgifts-behandling av olika slag, både inom administrationen och i verksamheten. Behandlingen av personuppgifter regleras främst av Personuppgiftslagen (PuL) men även av de lagar som stöder offentlighetsprincipen. Eftersom PuL ska skydda den personliga integriteten och offentlighetsprincipen samtidigt ska ge största möjliga insyn, kan det uppstå situationer där lagarna hamnar i konflikt med varandra. Grundregeln är dock att offentlighetsprincipen står över PuL.

Personuppgiftslagen har till syfte att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks i samband med behandlingen av personuppgifter. Grundregeln är att man bara får behandla personuppgifter för särskilda, klart angivna och berättigade ändamål. Personuppgifter får inte heller behandlas utan samtycke från den enskilde, men det finns några undantag från denna regel, t ex vid myndighetsutövning. Lagen ger också den registrerade rätt att få veta vilka uppgifter som finns registrerade om honom eller henne och hur dessa används.

Offentlighetsprincipen innebär att alla har rätt att ta del av allmänna, offentliga handlingar hos myndigheter och förvaltningar. Syftet är att vi som medborgare ska ha så stor insyn som möjligt i den offentliga verksamheten. En handling innehåller information av något slag. Det kan vara skriven information på papper eller i en dator, men det kan också vara bilder och ljudinspelningar. En kommunal handling kan vara allmän eller inte allmän. De handlingar som inte är allmänna är till exempel arbetsmaterial. Allmänna handlingar kan i sin tur vara offentliga eller sekretessbelagda.

• En individuell utvecklingsplan med skriftliga omdömen/individuell studieplan är allmän handling. Den ska inte innehålla uppgifter av integritetskänslig karaktär.

• Ett åtgärdsprogram som upprättas för ett barn/elev är allmän handling. Uppgifterna i det kan omfattas av sekretess.

• Skolhälsovårdens uppgifter är sekretessbelagda.

• Det som barnet/eleven producerat i vår verksamhet räknas som arbets-material och är därmed ingen allmän handling.

Vad är en personuppgift? ”All slags information som direkt eller indirekt kan 

hänföras till en fysisk person som är i livet.” (PuL. SFS 1998:204)

Det är alltså inte bara personnummer, namn och adress som räknas som 

personuppgifter, utan även bilder och andra uppgifter som kan hänföras till en 

fysisk person

4.1 Internet och e-post

Datorer och lärplattor används mer och mer, framförallt i skolan, men även inom förskolan. För elever i de tidigare åren används gemensamma klasskonton. Eleverna skriver dokument som sparas på servrar (gäller endast de elever som har personliga datorkonton eller som använder klasskonton), de är ute på internet och söker information eller kommunicerar på olika sätt med hjälp av datorn. 

Mycket av den e-post som skickas inom kommunen är arbetsmaterial, men all kommunikation som sker med någon utanför kommunen räknas som allmänna handlingar. Detta gäller även den e-post som elever och föräldrar skickar till verksamheten.

5 Information om behandling av personuppgifter

Personuppgiftsbehandlingen sker både manuellt (på papper) och automatiskt (i dator). Det mesta är allmänna handlingar. Dessa är offentliga utom i de fall de innehåller sekretessbelagda uppgifter.

Det administrativa datasystemet för förskola, grundskola, gymnasium och vuxenutbildning används bland annat för placering, debitering, statistik, skolpliktskontroll, klassindelning, betygsregistrering, frånvaro och individuella studieplaner för gymnasiet och vux. De flesta uppgifterna i systemet är offentliga, men de lämnas inte ut utan sekretessprövning.

Arbogas skolwebb är en virtuell mötesplats, webbportal, på internet för skolan. All kommunikation mellan slutanvändares webbläsare, och skolwebben sker i ett krypterat protokoll. Varje användare i skolwebben erhåller ett eget unikt användar-id med tillhörande lösenord, som ändras av användaren själv.

5.1 Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig är Barn- och utbildningsnämnden i Arboga kommun. Den personuppgiftsansvarige är ansvarig för att behandlingen av personuppgifter utförs i enlighet med PuL och att de grundläggande kraven på behandling av personuppgifter uppfylls.

5.2 Ändamålet med behandlingen
Behandling av personuppgifter i skolan har stöd i 10 d § PuL. I bestämmelsen framgår att personuppgifter får behandlas utan den registrerades samtycke om behandlingen är nödvändig för att en arbetsuppgift av allmänt intresse ska kunna utföras. En förutsättning är att uppgifterna behandlas i enlighet med personuppgiftslagens alla övriga bestämmelser.

5.3 Uppgifter som kommer att behandlas
De personuppgifter som kommer att behandlas i skolwebben är elev-dokumentation, elevlistor, schema, frånvaro samt uppvisande av elevarbeten. Elevdokumentationen ska vara ett underlag för elevens fortsatta arbete i skolan. Dokumentationen om elevens arbete ska ske på ett sätt som inte är kränkande för eleven

5.4 Samtycke till publicering av personuppgift
Enligt 13 § PuL är det förbjudet att behandla känsliga personuppgifter. Med känsliga personuppgifter menas bland annat sådana uppgifter som avslöjar etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller personuppgifter som rör hälsa eller sexualliv. Av 15 § PuL framgår att känsliga personuppgifter får behandlas om den registrerade har lämnat sitt uttryckliga samtycke till behandlingen.

5.5 Hur länge uppgifterna kommer att sparas
Individuella utvecklingsplaner kommer att följa eleven genom grundskole- tiden. Efter avslutad skolgång bevaras de till dess individen fyllt 20 år. Om- dömen kommer endast bevaras så länge de är aktuella för elevens skolgång. För elev som saknar slutbetyg i något ämne kommer ett skriftligt omdöme att bevaras. Individuella studieplaner för gymnasiet och vux bevaras. Frånvaro-register kommer att bevaras så länge de är aktuella för elevens skolgång, dock längst till läsårets slut.

5.6 Vilka uppgifterna kan komma att lämnas ut till
De flesta uppgifterna i systemet är offentliga, men de lämnas inte ut utan

sekretessprövning. Automatisk åtkomst till personuppgifterna ges endast till den personal som behöver dem för att fullgöra sitt uppdrag gentemot elev och vårdnadshavare. Exempel på sådan personal kan vara undervisande lärare, resurspersonal och skolledare.

5.7 Publicering av bilder i skolwebben

Foton som publiceras ska vara godkända av personerna på bilden. I skolwebben är vi restriktiva mot publicering av foton på barn och ungdomar. Foton på barn och ungdomar får inte publiceras utan vårdnadshavares samtycke. Samtycke för varje enskild bild måste inhämtas.

5.8 Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att begära information om behandlingen av de personuppgifter som rör honom eller henne, det vill säga begära ett registerut- drag. Den registrerade har rätt att begära att felaktiga uppgifter ska rättas. Vårdnadshavare eller elev som genom sitt samtycke har tillåtit behandling av personuppgifter, har när som helst rätt att återkalla samtycket enligt 12 § PuL. Återkallande av samtycke sker skriftligen till Barn– och utbildnings-förvaltningen.